Läs mig först!

Cykelfest, Matstafett, Dinner Safari. Kärt barn har många namn. I grund och botten handlar det om att träffa nya människor och äta god mat. Som organisatör är det upp till dig att få ihop allting.

Först ska du skicka ut och hantera anmälningar, sen måste du se till att alla som anmält sig betalat. Sedan tar planeringen vid. Vem ska få vilken uppgift? Hur ska vi se till att ingen träffas flera gånger. Ofta brukar lösningen vara en komplicerat Excelfil som efter några fester blir helt ohanterlig.

Alla dessa problem har vi som arbetar med cykelfest.online gått igenom, därför skapade vi ett vekrtyg som skulle underlätta.


Skapa din första fest

När du skapar din fest börjar du med att skapa en ny fest. Där anger du vad festen ska heta och vilket datum den är. Festen kommer då att skapas och läggas in din festlista.

Gå sedan till detaljsidan för festen. Det är här du justerar inställningarna för att få det precis som du vill. Till att börja med ser du till att festen har rätt namn och datum. Du behöver ännu inte publicera festen.

Publicering, skall vi göra senare då vi vill skicka ut inbjudningar.


Hur ska festen genomföras?

Cykelfestens grundidé är ju att varje par ska få varsin uppgift, och att gästerna inte får reda på var de ska någonstans förrän i sista minuten. På fliken "Måltider" bestämmer du vilka tider som varja rätt skall visas.

Du har dessutom en extra möjlighet här: om du lägger till uppgiften "Vin till huvudrätt", kommer den uppgiften delas ut som vilken uppgift som helst. Det innebär också att ni kommer vara 4 par på varje måltid istället för 3. Dessutom brukar det vara en eftertraktad uppgift att få. Om man känner att det vore roligare att vara 8 istället för 6 på måltiderna tycker vi att man borde använda funktionen.


Gäster

Hur många gäster kan ni vara på festen?, ofta begränsas det av hur många man får plats i den festlokal som man avslutar festen i. Antalet kan du justera i efterhand om ni skulle vilja. Det används bland annat när vi tar emot anmälningar i anmälningsformuläret.


Bjud in gäster

Anmälningsformuläret är ett praktisk sätt att hantera anmälningar. Du har tre möjligheter för anmälningsformuläret: antingen behöver du inte använda det över huvudtaget, eller så tar du emot anmälningar den vägen. Fördelen med att använda anmälningsformuläret är att formuläret samlar in de uppgifter som behövs för att skicka E-Post och SMS om man skulle vilja det.

Ofta har man ganska bra koll på de anmälningar som kommer in och då är det lättast att använda varianten Jag anger själv när anmälan är öppen. Annars kan man sätta egna regler och sätta ett "sista-datum" för anmälan och ett maxantal gäster.


Ta emot anmälningar

Nu börjar anmälningarna trilla in. Innan anmälningarna registrerats som gäster på festen måste du titta igenom anmälningarna. Fördelen med att titta igenom anmälningarna är att du ser om någon stavat sitt namn fel eller lagt in information på ett sådant sätt att det inte fångats upp av formulärets felhantering.

Du kan också välja att radera anmälningar om det är så att de ångrat sig eller på annat sätt fått förhinder.

När du lägger in anmälningarna som gäster, har du möjlighet att se om någon av gästerna redan finns i registret och då kan du justera eventuell ny information.


Dela ut uppgifter

Nu när alla anmälningar kommit in är det dags att fördela uppgifterna. Om det är första gången som ni har fest med hjälp av oss finns det ingen tidigare historik, men om det hade funnits, ser man vilka uppgifter varje par haft tidigare år.

Här kan du också sätta regler för fördelning, som tex. att någon inte vill ha efterrätt eller att någon måste ha förrätt. Du kan själv ändra uppgifterna för att få det hela gå ihop.

Det görs oftast någon vecka innan festen går av stapeln, så man kan skicka ut information till gästerna vilken uppgift de får.


Utskick

För att underlätta utskick av E-Post till gästerna har vi satt ihop ett verktyg för att skicka E-Post till alla gäster med en specifik uppgift.

Ett tips! Om du ändrar på "Från" adressen i "Inställningar". Kan du skriva att gästerna skall svara på meddelandet för att bekräfta att de vet vilken rätt de fått. Du kan då ta emot svaren till din egen adress och bocka av dem i listan Utdelning av uppgifter.


Vem träffar vem?

När uppgifterna är utdelade och gästerna informerade om vilken uppgift de fått, återstår de kluriga. Var ska alla åka?

Vi skapar några alternativa fördelnignar som ni kan använda rakt av. Men ni kan såklart ändra fördelnignen och se hur resultatet blir.

I den övre delen av översikten ser du var varje par skall äta de olika måltiderna någonstans. I den undre delen av översikten ser du vilka gäster varje måltid har. Här kan du se om du ser någon olämplig kombination, som du kanske vill göra om.


Slutlig översikt

När allt är färdigt kan ni prova och se hur informationen ser ut för olika gäster vid olika tidpunkter, du kan se att informationen dyker upp vid rätt tid och att notifieringar ser ut som ni vill.


Den stora dagen

Om ni förberett allt inför festen, finns det inget annat att göra förutom att tänka på att ha kul, och se till att alla trivs. För att vara på säkra sidan brukar vi rekommendera att skriva ut de Excelfiler som man ladda ner. Bara för att ha extra hängslen och livrem. Någon kanske tappar sin telefon, får slut på batteriet eller liknande.

Gilla oss på facebook: