Skapa en cykelfest på 5 minuter
Cykelfest är ju världens roligaste sätt att ha fest. Du träffar människor du inte träffat förut, men kanske sett i din matbutik, grannar som man inte hinner umgås med och andra personer från din lokala omgivning.
Det är enkelt att skapa en fest när man använder vårt verktyg. På 5 minuter kan du sätta upp din fest, det enda som är kvar för dig att göra är att skicka ut anmälningarna. Du behöver inte arbeta i Excel i timmar, eller arbeta med en gammal mall som blir svårare och svårare att hantera år efter år.
När gästerna anmält sig är det bara för dig att kolla igenom anmälningarna, och fördela ut uppgifter och rätter. Sen måste du förstås boka lokaler, boka musik osv. Men det är svårt att komma ifrån.
Smidigt!
Skapa en site
Börja med att skapa en site. Det går fort genom att gå hit. Här skriver du in samlingsamnet på din fest. Det här kommer bli en del av er länk till administration av festen och anmälningsformulären, så lägg inte till årtal till det här namnet.
När ni skickat iväg formuläret kommer ni få ett mail med en länk till din nya site, väl där kan du börja lägga till egna saker.
Skapa en fest
Nu går du till administration -> Fester och väljer namn och datum på din fest. Datumet har du säkert sedan tidigare kan mycket väl ha året i sitt namn. När ni använder verktyget år efter år kommer det bli enklare att se skillnad på olika fester.
Tider
Nu bestämmer du vilka tider notifieringarna för de olika rätterna ska skickas ut. Det beror ju på vilket schema ni tänkt er under dagen. Många börjar ganska tidigt och har en till en och en halv timme mellan notifieringarna. Då hinner gästerna äta färdigt och ta sig till nästa rätt.
Ett tips är att lägga till uppgiften "vin till huvudrätt". För att ta reda på mer, läs mer Här
Inbjudningar
Nu är det dags att göra inbjudan. Det enklaste sättet är att använda valet "Jag anger själv när anmälan är öppen". Du väljer då själv när anmälningsformuläret är öppet eller stängt. Du får nu skriva in några texter.
Fördelen med att använda vårt formulär är också att de samtidigt ger sitt samtycke att deras uppgifter sparas.
Genom att skicka in detta formulär samtycker ni till att cykelfest.online sparar era personuppgifter med syfte att genomföra och/eller deltaga i fester organisera med hjälp av verktyget cykelfest.online.
Om man själv hanterar anmälningarna kan det vara svårt att samla in samtycken från alla som anmäler sig, vilket man måste göra enligt GDPR.
Presentationstext
Den här texten är den som står på anmälningsformuläret. Om du delar länken till formuläret på facebook kommer den här texten också visas.
Den kan innehålla kort information om datum och plats för festen.
Svarstext
När gästerna anmält sig genom att fylla i formuläret och klickat på "Anmäl dig!" knappen. Visas en sida med den här texten. Den kommer också skickas till de som anmält sig i ett mail.
Om ni tar betalt för festen, är det ganska praktiskt att lägga in betalningsinformation här. till exempel ett swishnummer eller liknande. Då kommer det också bli lättare att checka av betalningarna eftersom de förmodligen hamnar i samma ordning som i anmälningslistan.
Stängt formulär
När ni stängt anmälningarna är det den här texten som visas.
Allergier
Här kan du låta gästerna skriva in eventuella allergier. Att ge dem den möjligheten är i vissa fall nödvändigt, men ibland kan det göra planeringen extra svår. Om det är många som angett allergier minskar möjligheten att ändra fördelningen samma dag som festen sker. Fördelen med det här verktyget är att man kan anpassa sig efter om gäster hoppar av samma dag, och i så fall göra om fördelningen.
Öppna anmälan
Sätter ni anmälan som öppen, och festen är publicerad, kommer anmälningsformuläret bli öppet och anmälningarna kan börja strömma in.
Notifieringar
Om ni vill skicka ut extra notifieringar under kvällen, kanske för att påminna om gemensam samling, eller helt enkelt en uppmuntran under kvällen, kan ni lägga till det också.
Vi brukar skicka ut tre till fyra extra notifieringar. Dels inför den gemensamma samlingen, under kvällen och inför avslutningsfesten.
Klar, nästan...
Nu har du satt bollen i rullning för att starta en cykelfest, och det är inte så krångligt som det varit tidigare. Nu behöver du bara fixa de rent praktiska sakerna.