Tips och trix inför cykelfesten
Om man inte har rutin på att arrangera och planera en cykelfest finns det lite saker att fundera på. Här har vi tagit upp några vanliga funderingarna som kan uppkomma när man planerar med hjälp av vårt verktyg.
Vilka tider ska vi avslöja värden och adressen till nästa rätt?
När man väljer vilka tider man vill avslöja nästa adress, sätter man tempot för festen. Ett exempel som vi själva använder kan vara: Förrätt: 16:30, huvudrätt: 18:00 och efterrätt 19:45. Därefter gemensam återsamling vid 21:00.
Det ger en och en halv timme till förrätt, en timme och trekvart till huvudrätt och 1 en timme och en kvart till efterrätt. Under den tiden ska man också avsluta och ta sig till nästa rätt, så om ni har långt mellan adresserna kan ni vara tvungna att förlänga de tiderna lite. Men i normalfallet räcker det.
Ett annat val man är tvungen att göra är om man vill att värden ska få försprång till "sin" rätt. Det kan vara praktiskt om man inte vill att gästerna ska dyka upp innan värden är hemma. ett vanligt försprång är 15 minuter.
Vad är "vin till huvudrätt" för uppgift?
"Vin till huvudrätt" är en uppgift som inte är så vanlig i de flesta cykelfester. Uppgiften innebär att man är ansvarig för att ta med sig vin till huvudrätten. Det är ganska vanligt att värden redan planerat och köpt in dryck till middag, och då lämnar man helt enkelt vinet (ofta en bag-in-box) hos huvudrättsvärden.
Vad är då poängen med det?
Jo, eftersom det nu helt plötsligt finns fyra olika uppgifter till cykelfesten, kommer det bli 4 sällskap vid varje rätt istället för tre. Vi har gjort på det här sättet och tycker att det är en ganska lagom storlek på sällskap till en måltid.
Om samma sällskap deltar år efter år, blir det också en liten extra bonus om man blir tilldelad uppgiften. Det enda man behöver förbereda är att köpa en bag-in-box.
Ska vi begränsa antalet gäster?
Ofta har man gemensam avslutning i någon lokal där det finns begränsningar på antalet personer som får vistas i lokalen samtidigt. Men det kan naturligtvis finnas andra anledningar till att ni sätter en begränsning.
Annars finns det oftast inte någon egentlig anledning att sätta en begränsning, ju fler personer som deltar, desto större chans är det att träffa nya människor.
Hur ska vi ta emot anmälningar?
Även om man kan importera anmälningar genom Excel, rekommenderar vi att man använder vårt anmälningsformulär. Om ni använder det, genomförs kontroller på att mailadresser och mobilnummer är giltiga, och dessutom får gästerna ett kvitto på att de anmält sig. Dessutom har många sina kontaktuppgifter sparade i webbläsaren så anmälningsförfarandet är oftast ganska lätt.
När vi sätter upp anmälningsformuläret stänger vi formuläret automatiskt när vi uppnått det antal som är max antal deltagare. På det sättet överfyller vi inte festen.
När man sedan delar länken till anmälnigen på tex. Facebook, får man dessutom med en kort beskrivning av festen i "kortet".